Planear, ejecutar y triunfar: La organización de eventos.

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21 Abril, 2017
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Un evento comprende una serie de actividades que son proyectadas y organizadas con antelación, siempre teniendo en cuenta el tipo de evento empresarial, el objetivo que se busque y el público al que se dirija. De ahí que cobre gran importancia el factor organizativo, puesto que hay que saber desarrollar la estrategia propuesta sin pasar por alto ni descuidar ninguna variable.

Ejemplo: Branding realizado para Empresarios entre Fogones

Sin embargo, antes de describir las diferentes fases de la organización de un evento, cabe señalar una serie de aspectos internos que ayudarán a ser más eficaces a la hora de desempeñar este cometido. Aspectos como tener una buena cartera de contactos, labrarse una buena reputación gracias al trabajo bien hecho y el feedback recibido por parte de los clientes o invitados, poder tener un colchón financiero y contemplar siempre imprevistos para de ese modo evitar sacrificarse en exceso.

Ejemplo de presentación de branding en un evento

Una vez aclarado esto, antes de poner en marcha el evento, es necesario llevar a cabo una fase de preproducción. Fase que engloba toda la preparación previa al evento, donde se cuida cada detalle con el objeto de que todo fluya y no haya ningún problema en la fase de producción. En la preproducción ya se conoce qué estrategia seguirá el evento y qué formato adquirirá, e incluso puede plantearse una imagen propia del evento. Los eventos corporativos pueden desarrollarse en diversos formatos como cursos, seminarios, exposiciones y ferias, presentaciones, viajes, eventos deportivos, eventos sociales, eventos culturales, etc. Estos formatos se amoldarán a los objetivos estratégicos, previamente aceptados por el cliente, como dar a conocer la marca, fidelizar al cliente, apostar por el networking…

Pero esto no acaba aquí, tras conocer todos estos detalles es necesario establecer el timing y el presupuesto. El timing se basa en organizar una serie de tareas dentro de un tiempo determinado para el desarrollo del evento, lo que ayudará a alcanzar los objetivos establecidos en un fecha concreta. Por otro lado, el presupuesto engloba todas las variables necesarias para ejecutar el proyecto y su relativo coste. La realización del presupuesto final requiere muchas llamadas y correos con proveedores y las variables incluidas abarcan infinidad de detalles, como la localización, servicio de catering, transporte, mobiliario etc. No obstante, cabe destacar la localización y el espacio a escoger, el cual es primordial y en la mayoría de los casos es el aspecto más costoso. Cuando uno va a elegir, tiene dos posibilidades:

  • Localizaciones exteriores: son emplazamientos en el exterior que requieren diferentes permisos por parte de las autoridades y que están sujetos a inconvenientes relacionados con personas curiosas de a pie, ruido, mayores gastos…
  • Localizaciones interiores: son espacios que se encuentran en un interior y no es necesario pedir tantos permisos. Este tipo de emplazamientos destaca por la privacidad que ofrece.

Posteriormente se desarrolla una fase de producción donde desde Heartcore materializamos la idea y los objetivos estratégicos. Esta parte es una de las más fundamentales puesto que una mala producción puede matar tu idea, y a su vez, una buena producción puede salvar una idea mediocre.

Una vez creado el material, llegamos a la fase de postproducción donde se edita todo. Desde Heartcore ofrecemos servicios avanzados de edición, introducción de efectos especiales y gráficos especiales. Material que una vez finalizado se empleará para ayudar a completar esa experiencia y poder conseguir feedback por parte de los invitados e interesados. Además, mediante las redes sociales se consigue continuidad y fidelización que beneficiará la siguiente edición.

En conclusión, organizar un evento no es tan fácil como muchos piensan y requiere muchos pasos y detalles imprescindibles para el buen desarrollo del proyecto. Por ese motivo, la parte de preproducción es la más extensa y fundamental. Lo cierto es que si algo no está totalmente cerrado, más tarde en la fase de producción puede suponer un gran problema. Por ello, desde Heartcore cuidamos cada detalle y estamos siempre atentos a posibles inconvenientes que puedan surgir.

 

 

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